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タブレット活用術:Googleドライブ、Googleフォトのパソコンへのおすすめの設定方法

2019年6月13日

パソコンとタブレットで大量のファイルを共有するのにGoogleドライブが便利です。

とくに毎日入力したいExcelファイル(日記、投資データなど)がある場合、従来は自宅に帰ってからまとめてパソコンに入力していましたが、タブレットを購入して以来、出先で入力できるようになりとても快適です。

そこで「タブレット活用術」の第1回目はIT-SORAYORIの推奨するGoogleドライブのパソコン(Windows10)への設定方法をご紹介します。データの活用状況に応じてさまざまな設定手段がありますが、ここではタブレットと同期する「大量のファイル」「毎日入力するExcelファイル」に重点をおきます。

 

Googleドライブって何?

GooglドライブはさまざまなデータをWeb上にバックアップできるストレージ(メモリ)サービスです。

Googleアカウントを作成するとGmailというメールアドレスが取得できることは多くの方がご存知でしょう。じつは同時にWeb上にストレージが用意され、一般個人ユーザーの場合、まずは15 GB の保存容量が無料で利用できるようになります。

それはメールデータを保存するGmailのほか、Excel、Word、PDF、画像などさまざまなファイルを保存できるGoogleドライブ、スマホやタブレットで撮影した画像、スクリーンショットなどを保存できるGoogleフォトで構成されています。同じアカウンでログインすることにより、それらをパソコンとタブレット、スマホなどで共有することができます。

AndroidタブレットやAndroidスマホにはあらかじめ「Gmail」アプリ同様に「ドライブ」アプリ(Googleドライブ)や「フォト」アプリ(Googleフォト)が用意されています。

 

googledrive26

(C)Google

上はIT-SORAYORIが保有するあるGoogleアカウントのストレージ使用状況です。GoogleドライブとGmail、Googleフォトで合計19GBの無料ストレージ枠が利用できるようになっています。基本は15GBですが、キャンペーン参加によって増量しました。残念ながら現在は行っていないようです。ただしある方法で30GB、45GB…のGoogleアカウントのストレージを無料使用することができます。これについては別の記事で解説します。さらに必要であればアップグレードし有償で増量することも可能です。

 

まずGoogleアカウントを取得する

GoogleドライブやGoogleフォトを使用するためにはまずGoogleアカウントを取得している必要があります。

GoogleスマホやGoogleタブレットを初めて使用する際にアカウントを作成しているはずなので、同じアカウントでログインすればすぐさま使用できます。

もしまだアカウントを取得していない場合は、こちらからご準備ください。

Googleアカウントを取得する

 

パソコンでGoogleドライブとGoogleフォトを設定する

「バックアップと同期」のダウンロード・インストール

パソコンでGoogleドライブとGoogleフォトを設定するにはGoogleの「バックアップと同期」をダウンロード・インストールする必要があります。

「バックアップと同期」をダウンロード・インストールする

パソコンにダウンロードした「バックアップと同期」のexeファイルを起動し、インストールします。

インストールが完了したらパソコンを再起動します。

 

「バックアップと同期」のスタート1

再起動すると画面中央に「バックアップと同期へようこそ」が表示され、タスクバーの右には「バックアップと同期」アイコンが表示されます。

googledrive09

(C)Google

googledrive11

「バックアップと同期へようこそ」の「使ってみる」をクリックし、設定を開始しましょう。

 

Googleアカウントを指定する

googledrive10

(C)Google

まずご使用のGoogleアカウントのメールアドレスを、つぎにパスワードを入力します。

 

googledrive12

(C)Google

今回は2段階認証を設定しているGoogleアカウントを使用します。ロック解除の許可を求める通知がスマホに届くようになっています。スマホの「ログインしようとしていますか?」の質問に「はい」をタップして許可を与えます。

Googleアカウントに2段階認証を設定していない場合はこの表示はありません。

 

パソコン側のデータをGoogleドライブにアップロードする

googledrive13

(C)Google

Googleドライブはふたつの方法でパソコンとファイルのやりとりが可能です。

ブラウザのアドレスバーに「drive.google.com」と打ち込みWeb上のGoogleドライブを表示できます。念のためふたつの方法それぞれの保存するストレージ内の場所を示しておきます。

(A)パソコン側のデータをGoogleドライブにアップロードする

マイパソコン

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(C)Google

 

(B)Googleドライブ側のデータをパソコンにダウンロードする

マイドライブ

googledrive19

(C)Google

表示されるステップでは(A)の設定が先に紹介されます。

IT-SORAYORIではここは使用しません。おもな理由はExcelファイルをタブレット側から編集する際に一度Googleドキュメントに変換する作業が必要になるからです。作業といってもワンタップ増えるだけなのですが、微妙にシームレスではなく煩わしいと感じてしまいます。

この辺りのことは文章だけではイメージできないと思います。ExcelファイルとGoogleドライブについて別の記事で詳細をご紹介します。

さて、以上の理由から、ここはつぎのような設定にしています。

googledrive24

(C)Google

まずマイパソコンの下にあるデスクトップ、ドキュメント、画像(ピクチャ)のそれぞれのチェックを外します。

ここにチェックが入っていると自動でGoogleドライブにバックアップしてくれますが、そもそもCドライブの節約のためドキュメントを保存していないので利用価値がないからです。

またパソコン側の任意のフォルダを指定してバックアップすることもできますが、これはこの章冒頭の理由で利用しません。

つぎに「写真と動画のアップロードサイズ」でGoogleドライブのストレージ無料枠を節約するため「高画質」を選択します。ストレージを共有するGoogleフォトでは「高画質」設定で画像最大1600万画素、動画最大1080pに自動圧縮され、容量無制限で保存できるようになります。つぎの項目でGoogleフォトを使用しない設定にしますが、今後手動でGoogleドライブからGoogleフォトに画像や動画ファイルを移動する際に役立つことを見込んでの措置です。

これで「(A)パソコン側のデータをGoogleドライブにアップロードする」設定は終了です。「次へ」をクリックし進みます。

 

Googleドライブ側のデータをパソコンにダウンロードする

つぎのステップではGoogleドライブに保存されているファイルをパソコンにダウンロード、バックアップする設定を行います。初めてGoogleドライブを使用する場合、Googleドライブに保存されているファイルはありませんが、これを機にアップロードし、今後パソコンとGoogleドライブで同期させていきます。タブレット側で変更を加えた内容もGoogleドライブを介し、パソコンに反映されます。IT-SORAYORIはこの設定をメインに使用しています。

googledrive17

(C)Google

 

「OK」をクリックするとつぎのような画面が表示されます。

googledrive25

(C)Google

「マイドライブをこのパソコンに同期」にチェックを入れます。マイドライブとはWeb上にあるGoogleドライブのふたつのフォルダのうちのひとつです。もうひとつは前項のマイパソコンでした。

フォルダの場所を「変更」ボタンをクリックし指定します。デフォルトではCドライブに保存されるようになっています。節約のためDドライブに任意のフォルダを作成し変更しています。

最後に最下段の「開始」で終了ですが、その前にもうひとつ設定しておかなければならないことがあります。

 

タブレットと共有するフォルダの工夫

前章の設定では指定したフォルダが自動でGoogleドライブのマイドライブにアップロードされます。

問題はどのようなフォルダを指定するかです。

たとえばIT-SORAYORIはDドライブ上の「SUM-DOC」と名付けたフォルダに自分で作成したドキュメントを集約しています。しかしそのなかにはタブレットと共有しても意味のないデータがあります。

たとえばAdobe Illustratorで作成した.aiファイルや圧縮ファイル(.zipなど)。さらにパソコンのメモ機能で作成した.txtファイルはGoogleドライブにそのままアップすると文字化けして閲覧できません。そこでそれらのファイルをあらかじめ取り分けています。

たとえばこのようなフォルダ構成になっています。

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従来の「SUM-DOC」の中身をさらにフォルダ別けしました。

最上段の「Googleドライブ_マイドライブ」はGoogleドライブ設定時に自動で作成されたものです。ここでは触れません。

前章で指定したフォルダは新たに「Googleドライブ管理」と名付けたフォルダです。ここにタブレットと共有したいデータが入っています。

「テキスト形式ファイル」は前述の.txtファイルを集めたフォルダです。普通にアップロードすると文字化けしてしまいますが、別の方法を実施することで回避できるので、とりあえずとっておきます。

「デスクトップ管理」はタブレットと共有しないファイルを集めたものです。ただパソコン上では使用するため「SUM-DOC」に入れてあります。「SUM-DOC」フォルダでその中を検索すると自分で作成したドキュメントすべてを取り出せる従来の便利さはこれで維持されます。

さて、ここまでの作業を終えた上で最下段の「開始」ボタンを押します。

 

「(A)パソコン側のデータをGoogleドライブにアップロードする」と「(B)Googleドライブ側のデータをパソコンにダウンロードする」を同時に設定することもできます。ただし無限ループが発生するためアップロードとダウンロードで同じフォルダを設定することはできません。(A)と(B)の同時設定は日常の作業が煩雑になるため、いずれかひとつの使用をおすすめします。

 

「バックアップと同期」のスタート2

設定はまだ終了ではありません。つぎにタスクトレイ内の「バックアップと同期」でログインします。

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(C)Google

 

「バックアップと同期」をクリックし、表示される「ログイン」ボタンをクリックします。

すると前述の「『バックアップと同期』のスタート1」が始まります。

googledrive09

(C)Google

「使ってみる」をクリックし、同様にGoogleアカウントのメールアドレスとパスワードを入力し最後まで同じ設定をしていきます。

「開始」をスタートするとようやく最初のデータのアップロードが始まります。

 

「テキスト形式ファイル」をGoogleドキュメント形式で保存する

前述の「テキスト形式ファイル」はGoogleドライブで閲覧・編集できるようにGoogleドキュメント方式で保存します。

まずブラウザのアドレスバーにdrive.google.comと入力(タスクバー右のGoogleドライブアイコンからも可能)し、つぎの設定をしておきましょう。

表示されたGoogleドライブの画面右上の設定アイコンをクリックしメニューを表示。さらに「設定」を選択します。

すると以下の画面が表示されます。

googledrive23

(C)Google

「アップロードしたファイルを変換する」の項目で「アップロードしたファイルをGoogleドキュメントエディタ形式に変換します」にチェックを入れます。

GoogleドライブにはMicrosoft Officeで提供されるExcelやWordなどと互換性を持つGoogleドキュメントがあります。上記の設定をするとdrive.google.comをブラウザで開きドラッグ&ドロップするだけでGoogleドキュメントに自動変換してくれます。

「テキスト形式ファイル」を閲覧・編集できるようにするだけでなく無料ストレージ枠を節約できるメリットもあります。Googleドキュメントは15GBまでの制限にカウントされません

なおExcel形式やWord形式などのファイルは無料ストレージ枠が消費されますが、そのまま編集・閲覧が可能です。パソコン側の指定フォルダに入れればOfficeのオリジナルのファイル形式でアップロードされます。

上記の設定でついでに最下段の「オフライン」にもチェックを入れておきましょう。こちらはオフライン環境でもGoogleドキュメントの閲覧と編集を可能にするものです。

 

パソコンでGoogleドライブとGoogleフォトを使用する

データの初回のアップロードが終了したらWindows10デスクトップのタスクバーの右に表示されているクラウドアイコンをクリックしてみましょう。

googledrive11

(C)Microsoft

 

googledrive29

(C)Microsoft

左から

[1] パソコン側で指定したGoogleドライブとデータを共有するフォルダを開きます。

[2] Web上のGoogleドライブにアクセスする際にクリックします。ブラウザで「drive.google.com」とURLを入力してもアクセスできます。ブックマークしておくとより便利です。

[3] Web上のGoogleフォトにアクセスする際にクリックします。ブラウザで「photos.google.com」とURLを入力してもアクセスできます。ブックマークしておくとより便利です。

Googleフォトでは「元のサイズ」で保存するとストレージの容量を消費しますが「高画質」に設定を変更し、圧縮保存することが可能となります。

Googleフォトにすでにスマホで撮影した画像ファイルがある場合は、まとめて「高画質」に変換しておきましょう。

前述の[3]でWeb上のGoogleフォトにアクセスし、左上のメインメニューをクリックします。

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(C)Google

 

メインメニュー下段から「設定」を選択。

googledrive04

(C)Google

 

「高画質」のラジオボタンをオンにし、「容量を開放」をクリックすると自動圧縮が始まります。

圧縮したくない画像・動画ファイルがある場合は「容量を解放」する前にGoogleフォトからGoogleドライブにバックアップしておきましょう。Googleドライブに保存されたファイルは対象から外れます。また2019年7月以降はGoogleフォトのファイルを削除するとGoogleドライブのバックアップファイルも削除される同期機能が削除され、より合理的な設定に変わります。

googledrive08

(C)Google

これでパソコン側のGoogleドライブ、Googleフォトの設定は完了です。

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